【数码化 趁早开始系列】冷气服务公司逐步克服传统运作挑战

谁说数码化是大企业的专利?不少中小企业已经意识到,只有通过科技化、数码化的持续转型,才是生存之道的关键。参与数码化启动计划的本地冷气服务公司Goodair就是例子之一。

传统运作模式的困境

Goodair是彭振福在1976年创立的。看到父亲为公司打拼30多年,儿子彭辉杰在2011年辞掉银行的工作,加入Goodair,目前担任业务开发经理。他将公司的业务范围逐渐从单一地为个人与家庭提供服务转向以商业与工业客户为主,团队也从当初的三人扩大到现在的50人。生意越做越大,面对的挑战也越来越多。

公司在日常运作与行政中使用大量的纸张文件,许多表格也需要人工输入信息,不仅耗费大量的人力与时间,也很难保证工作的准确性。

作为小企业,Goodair的一笔交易通常会与客户进行多次协商议价,报价单与发票也要多次修改,经常遇到找不到报价单或发票的情形,或是记录了错误的数字,最终导致交易延迟,影响公司的运营。这样的传统运作模式难以提升公司的效率,在人力和资源上的成本也越显高昂。

利用数码科技突破难关

彭辉杰意识到,如果要让公司更上一层楼,这些挑战不得不克服。他说:“接下来五年,我想发展的话,我是不想看到有类似的问题。”

今年初,他通过大华银行得知新加坡企业发展局(Enterprise Singapore)同资讯通信媒体发展局(IMDA)联手推出数码化启动计划(Start Digital)。

这项计划有五个类别的基础数码方案供选择,统称“数码化启动配套”(Start Digital Pack)。其中包括会计、人力资源、数码行销平台、数码交易,和网络保安的方案。参与的企业可从中任选两种方案,并可享有至少六个月的免费服务,而企业使用这些方案必须至少18个月。大华银行是其中一家为数码化启动计划提供方案的机构。

经过一番研究,公司5月份采用了大华银行一体化企业管理解决方案UOB BizSmart旗下的会计与人力资源在线管理平台,踏出数码化的第一步。落实这些改革后,结果令人满意。

财务经理尹美宝对此深有体会。她负责统计工资表以及把薪水转账给员工。通过在线管理平台,这些任务所需的时间减半,错误率也大大降低了,让她能腾出时间着重其他业务。尹美宝说:“以前一到发薪日我就精神紧张,现在我终于可以松口气了。”

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通过在线管理平台,Goodair财务经理尹美宝统计员工工资和转账薪水的工作变得更加顺畅。(视频截图)

数码转型 势在必行

接下来,彭辉杰计划进一步利用数码化启动计划的解决方案实现数据化,以更有系统地分析公司营利。他还打算扩大公司的车队,更有效地定位并分配物流工作。

他还想利用科技了解每位员工的能力,从而增加相应的培训;同时希望公司各方面的业务能实现无缝对接,改善员工的工作体验,留住人才。

“作为中小企业,我们才是最需要数码化的。对中小企业来说,我们总是觉得钱应该花在别的地方,而不是花在公司内部,这通常被视作是开销,而不是投资。但如果我们不解决这些问题,它就会一直在那里。我们必须寻求一些解决方案,这样才能集中精力发展业务。”

了解数码化启动配套

想进一步了解数码化启动配套如何为中小企业数码化提供针对性的帮助,请浏览数码化启动计划网址。

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《数码化,趁早开始!》系列由新加坡企业发展局和资讯通信媒体发展局联合呈献

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